Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

für die Nutzung der Software „Adfire Flow" der Adfire Consulting GmbH · Stand: September 2026 · gilt gegenüber Unternehmern (§ 14 BGB)

§ 1 Geltungsbereich

(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten für sämtliche Verträge zwischen der Adfire Consulting GmbH (nachfolgend „Anbieter") und ihren Kunden (nachfolgend „Kunde") über die Bereitstellung und Nutzung der Software-as-a-Service-Anwendung „Adfire Flow".

(2) Die Leistungen richten sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, juristische Personen des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliche Sondervermögen.

(3) Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Geschäftsbedingungen des Kunden werden nur Vertragsbestandteil, wenn der Anbieter ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zustimmt.

§ 2 Vertragsgegenstand und Leistungen

(1) Der Anbieter stellt dem Kunden Adfire Flow zur Nutzung über das Internet bereit. Die Software unterstützt die Prüfung und Verarbeitung von Eingangsbelegen (u. a. Auslesung, Zuordnung, Prüfung, Vorbereitung des DATEV-Exports).

(2) Der konkrete Leistungsumfang, die gebuchten Funktionen und etwaige Nutzungsgrenzen ergeben sich aus der jeweiligen Bestellung bzw. dem Angebot des Anbieters.

(3) Der Leistungsumfang kann ein monatliches Beleg-Kontingent umfassen. Umfang und Grenzen des jeweiligen Pakets ergeben sich aus dem Angebot. Wird das Kontingent überschritten, kann der Anbieter nach vorheriger Ankündigung ein passendes höheres Paket oder eine an den tatsächlichen Umfang angepasste Zusatzvergütung anbieten.

(4) Die Software wird fortlaufend weiterentwickelt. Der Anbieter ist berechtigt, Funktionen zu ändern, zu erweitern oder anzupassen, soweit dies für den Kunden zumutbar ist und der vertraglich geschuldete Kernnutzen erhalten bleibt.

(5) Die Software ersetzt keine steuer- oder rechtsberatende Tätigkeit. KI-gestützte Vorschläge (z. B. Kontierung, Zuordnung, Prüfergebnisse) sind Hilfestellungen; die fachliche und buchhalterische Verantwortung verbleibt beim Kunden.

§ 3 Zustandekommen des Vertrags

Der Vertrag kommt durch Bestellung des Kunden und deren Annahme durch den Anbieter (z. B. Freischaltung des Zugangs oder Auftragsbestätigung) zustande.

§ 4 Nutzungsrechte

(1) Der Anbieter räumt dem Kunden für die Vertragslaufzeit ein einfaches, nicht übertragbares, nicht unterlizenzierbares Recht ein, die Software im vereinbarten Umfang für eigene Geschäftszwecke zu nutzen.

(2) Der Kunde darf die Software nicht über den vertraglich vereinbarten Umfang hinaus nutzen, Dritten zugänglich machen, vervielfältigen, bearbeiten oder zurückentwickeln, soweit dies nicht gesetzlich zwingend erlaubt ist.

§ 5 Pflichten und Mitwirkung des Kunden

(1) Der Kunde hält Zugangsdaten geheim, schützt sie vor dem Zugriff Dritter und benennt berechtigte Nutzer. Er ist für die von ihm angelegten Nutzer und deren Rechte verantwortlich.

(2) Der Kunde stellt sicher, dass er zur Verarbeitung der von ihm eingestellten Daten (insbesondere Belegdaten) berechtigt ist und keine Rechte Dritter verletzt.

(3) Der Kunde bleibt für die Richtigkeit seiner Buchhaltung und die Einhaltung der für ihn geltenden handels- und steuerrechtlichen Pflichten (u. a. GoBD) selbst verantwortlich.

§ 6 Verfügbarkeit

(1) Der Anbieter bemüht sich um eine hohe Verfügbarkeit der Software. Zeiten für Wartung, Updates sowie Störungen außerhalb des Einflussbereichs des Anbieters (z. B. bei eingesetzten Infrastruktur-Dienstleistern) sind von einer etwaigen Verfügbarkeitszusage ausgenommen.

(2) Ein konkret zugesichertes Verfügbarkeitsniveau (Service Level Agreement) wird nicht geschuldet, sofern es nicht ausdrücklich gesondert vereinbart wird.

§ 7 Vergütung und Zahlung

(1) Die Vergütung richtet sich nach der bei Vertragsschluss vereinbarten Preisliste bzw. dem Angebot des Anbieters. Alle Preise verstehen sich zzgl. der gesetzlichen Umsatzsteuer.

(2) Die Vergütung wird monatlich im Voraus abgerechnet. Rechnungen sind innerhalb von sieben (7) Tagen ab Rechnungsdatum ohne Abzug zur Zahlung fällig.

(3) Der Einzug erfolgt per SEPA-Lastschrift oder über einen vom Anbieter eingesetzten Zahlungsdienstleister. Der Kunde erteilt hierzu das erforderliche SEPA-Lastschriftmandat und sorgt für die Deckung des Kontos.

§ 8 Laufzeit und Kündigung

(1) Der Vertrag hat eine Mindestlaufzeit von zwölf (12) Monaten. Er verlängert sich jeweils um weitere zwölf (12) Monate, wenn er nicht mit einer Frist von drei (3) Monaten zum Ende der jeweiligen Laufzeit in Textform gekündigt wird.

(2) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Kündigungen bedürfen der Textform.

(3) Nach Vertragsende stellt der Anbieter dem Kunden dessen Daten in einem gängigen Format zur Verfügung bzw. löscht sie nach den Regelungen des AVV, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

§ 9 Datenschutz und Auftragsverarbeitung

Soweit der Anbieter im Auftrag des Kunden personenbezogene Daten verarbeitet, gilt ergänzend der Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV), der Vorrang vor entgegenstehenden Regelungen dieser AGB hat.

§ 10 Gewährleistung

Der Anbieter gewährleistet die vertragsgemäße Nutzbarkeit der Software. Unerhebliche Minderungen der Tauglichkeit bleiben außer Betracht. Für kostenlos bereitgestellte Test- oder Vorabfunktionen ist die Gewährleistung ausgeschlossen, soweit gesetzlich zulässig.

§ 11 Haftung

(1) Der Anbieter haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit sowie bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit und nach dem Produkthaftungsgesetz.

(2) Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur bei Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (Kardinalpflicht) und begrenzt auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden. Die Haftung ist in diesen Fällen der Höhe nach auf die vom Kunden in den zwölf (12) Monaten vor dem schadensauslösenden Ereignis gezahlte Netto-Vergütung begrenzt.

(3) Im Übrigen ist die Haftung ausgeschlossen. Der Anbieter haftet insbesondere nicht für Folgen fehlerhafter Buchungen oder Entscheidungen, die der Kunde auf Basis von KI-Vorschlägen trifft, ohne diese fachlich zu prüfen.

(4) Der Kunde ist für eine dem Stand der Technik entsprechende, regelmäßige Sicherung seiner Daten mitverantwortlich, soweit diese außerhalb der Anwendung vorgehalten werden.

§ 12 Vertraulichkeit

Beide Parteien behandeln vertrauliche Informationen der jeweils anderen Partei vertraulich und verwenden sie nur zur Vertragsdurchführung.

§ 13 Schlussbestimmungen

(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

(2) Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten ist – soweit gesetzlich zulässig – der Sitz des Anbieters (Landshut).

(3) Sollten einzelne Bestimmungen unwirksam sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Änderungen und Ergänzungen bedürfen der Textform.